Cómo hacer una reunión eficaz

Ultimamente han llegado a mi varios artículos sobre esta problemática y su posibles soluciones.

– En el Blog de Velneo , escrita por mi compañero Domi , Gestión del Tiempo : Reuniones Eficaces en empresas de Software

– A través de Facebook, concretamente de Javier Mejías : Una reunión Ineficiente

Yo aquí voy a comentar cómo hacemos nosotros las reuniones, y ceñirme solo a lo que considero esencial.

Es simple:

1º Una reunión, como máximo debe durar una hora.

La forma de conseguirlo: Simple cuando llegue el tiempo estipulado se corta y los puntos pendientes se dejan para la próxima semana por importantes y urgentes que sean, aunque se caiga el mundo.

Los seres humanos solo aprendemos así. Es muy posible que al principio esto genere dificultades operativas en nuestra empresa, pero es la única forma de educar a los componentes.

Al cabo de 3 o 4 reuniones, los componentes habremos aprendido a no discutir opciones sin sentido, hacer perder el tiempo a los demás, sintetizar, respetar los turnos, dejar de hablar por el gusto a escucharnos a nosotros mismos y un sinfín de vicios que todos tenemos.

2º Planificar la reunion por el responsable y los componentes.

Una forma de hacerlo fácil : Abrimos un Google Docs, escribimos fecha de la reunión, los motivos , habilitamos un apartado para que los asistentes opinen o propongan y pulsamos la opción Compartir Documento con las cuentas de correo de los asistentes

Utiliza la tecnología que tienes:Todo en uno, más fácil imposible, olvidate de correos, llamadas, documentación, etc

3º En la reunión, por tanto ya habremos tenido tiempo todos de leer a los demás, analizar y sintetizar en unas pocas frases nuestras posiciones.

4º En la reunion, se acuerdan conclusiones, por votación o por ejecucion del responsable, esto dependerá y se cierra el acta con las conclusiones

Utilizamos el mismo documento compartido, cerrando el Acta y decisiones de la reunion, asi como las actividades a realizar por cada componente al cual se responsabiliza des su acción y el que deberá presentar la situación en la próxima reunión

Y volver a empezar, creo que es Fácil, muy fácil, pero como en casi todo necesitamos disciplina y muy dura al empezar, con el tiempo y cuando seamos maestros en reunirnos, ya nos relajaremos.

Y lo más importante, sino sale bien, corta cuando sea el tiempo y una nueva reunión la semana siguiente.

!! Horror, Con lo importante que era mi tema y hasta la semana que viene no puedo dar una respuesta a mi cliente, el jefe esta loco !!!

Si, pero a la larga no sabes la de tiempo que vas a ahorrar

Todo esto en tu empresa lo puedes procedimentar, adornar, pero créeme esto es lo esencial para que entre todos aprendamos a hacer una reunión